أتمتة سير العمل
نظرة عامة
حوّل عملياتك اليدوية إلى سير عمل مؤتمت ومترابط.
أتمتة سير العمل ليست مجرد وسيلة لإنجاز المهام بسرعة أكبر، بل طريقة أكثر تنظيماً لانتقال العمل بين الموظفين والأقسام والأنظمة والبيانات.
تساعد Virtual Data IT المؤسسات في دول الخليج على تحديد العمليات المتكررة وغير الفعّالة، وإعادة تصميم الطريقة التي يجب أن تسير بها، وأتمتة ما يقف خلفها من إجراءات وموافقات وإشعارات وإسناد للمهام وتحديثات للأنظمة.
من عملية موافقة واحدة إلى عمليات متشعّبة تمتد عبر عدة أقسام، نبني سير عمل يقلّل الجهد اليدوي، ويوضّح ما يجري في كل مرحلة، ويعزّز المساءلة، ويمكّن الفرق من العمل بكفاءة أكبر مع نمو المؤسسة.
تدعم Virtual Data IT متطلبات أتمتة سير العمل للمؤسسات في:
- •
السعودية
- •
الإمارات العربية المتحدة
- •
قطر
- •
الكويت
- •
البحرين
- •
عُمان
مع توسّع المؤسسات في دول الخليج في رقمنة خدماتها وتوسيع عملياتها، يتحول سير العمل اليدوي إلى قيد خفي يحدّ من النمو. فكل زيادة في عدد الموظفين والعملاء والمعاملات والفروع والأنظمة تعني مزيداً من مراحل تناقل العمل والموافقات والطلبات والمعلومات التي يجب إدارتها.
نؤتمت العمليات ضمن بيئة عملك الحالية ومتطلباتك التقنية. والهدف ليس الأتمتة بحد ذاتها، بل بناء عمليات أسرع وأوضح وأكثر انضباطاً وقابلية للتوسّع.
ما الذي نؤتمته
أتمتة مبنية على عمليات عمل حقيقية. من خلال خدمة أتمتة سير العمل، نؤتمت:
- •
الموافقات والطلبات: أتمتة سلاسل الموافقات في المشتريات والمالية والموارد البشرية والشؤون الإدارية، وطلبات الصلاحيات والمصروفات والمستندات وغيرها من العمليات الداخلية.
- •
المهام والإسناد: إنشاء المهام وإسنادها وتوجيهها وترتيب أولوياتها وتصعيدها تلقائياً وفق أحداث محددة أو مسؤوليات أو مواعيد نهائية أو قواعد عمل.
- •
الإشعارات والتصعيد: إطلاق التنبيهات والتذكيرات والتحديثات وإجراءات التصعيد عند الحاجة إلى إجراء، أو عند اقتراب موعد نهائي، أو عند تحقق شروط معينة.
- •
سير عمل المستندات: رقمنة طريقة تقديم المستندات ومراجعتها واعتمادها وتوجيهها وحفظها وتتبعها بين الأقسام.
- •
تناقل العمل بين الأقسام: ربط العمليات التي تنتقل بين الفرق، بحيث تكون المسؤولية واضحة وتقلّ الطلبات التي تضيع بين قسم وآخر.
- •
سير عمل الأنظمة والبيانات: ربط التطبيقات وقواعد البيانات وواجهات البرمجة وأنظمة الأعمال لتنتقل المعلومات بينها دون إعادة إدخال يدوي لا داعي له.
- •
سير عمل العملاء والخدمات: أتمتة استقبال العملاء الجدد وطلبات الخدمة وتوجيه الحالات والمتابعات وتحديثات الحالة وعمليات الدعم وغيرها من التعاملات المتكررة مع العملاء.
- •
التقارير التشغيلية: رصد نشاط سير العمل تلقائياً وبناء رؤية أوضح لحالة الطلبات وأزمنة الإنجاز ونقاط الاختناق والمسؤوليات وأداء العمليات.
منهجيتنا
من عملية يدوية إلى أتمتة منضبطة.
- 1.
الاستكشاف: نرسم العملية كما تجري اليوم، بمن فيها من أشخاص وما تستخدمه من أنظمة، ونقاط القرار والتأخير والحالات الاستثنائية والأنشطة المتكررة.
- 2.
تحديد الأولويات: نحدد سير العمل الذي يوفّر أكبر فرصة لتقليل الجهد اليدوي أو التأخير أو الأخطاء أو المخاطر التشغيلية.
- 3.
التصميم: نحدد المحفزات والقواعد والموافقات والمسؤوليات والتكاملات والإشعارات والحالات الاستثنائية والنتائج المتوقعة.
- 4.
الأتمتة: نبني سير العمل ونربطه بما يلزم من مستخدمين وأنظمة وبيانات وقواعد عمل.
- 5.
الاختبار والإطلاق: نتحقق من السيناريوهات المختلفة والصلاحيات والحالات الاستثنائية والتكاملات ومراحل تناقل العمل قبل إدخال سير العمل إلى العمليات اليومية.
- 6.
القياس والتحسين: نتابع أداء سير العمل ونطوّر القواعد والخطوات والتكاملات والسعة التشغيلية مع تغيّر المتطلبات.
ما الذي يمكن لأتمتة سير العمل ربطه؟
اربط الإجراءات عبر المؤسسة بأكملها
لا تقتصر أتمتة سير العمل على قسم واحد، بل يمكن أن تمتد عبر عدة وظائف داخل المؤسسة.
المالية
طلبات الشراء واعتماد المصروفات وعمليات الفواتير وسير عمل المدفوعات والمستندات المالية.
الموارد البشرية
استقبال الموظفين الجدد وطلبات الإجازات والموافقات الداخلية وجمع المستندات وإجراءات شؤون الموظفين.
العمليات
طلبات الخدمة وتوجيه المهام والموافقات التشغيلية والتصعيد والإجراءات المتكررة.
المبيعات وخدمة العملاء
توجيه العملاء المحتملين واستقبال العملاء الجدد والمتابعات وطلبات الدعم وإدارة الحالات وتحديثات الخدمة.
المشتريات
طلبات الشراء واعتماد المورّدين والمستندات وعمليات المراجعة والتفويض الداخلي.
تقنية المعلومات والشؤون الإدارية
طلبات الصلاحيات والدعم الفني وطلبات الأجهزة والأعطال والخدمات الداخلية والإجراءات الإدارية.
أين تصنع الأتمتة فرقاً
ابدأ من العمل الذي تكرره فرقك كل يوم
الموافقات تستغرق وقتاً طويلاً.
تبقى الطلبات معلّقة في البريد بانتظار الشخص المناسب ليراجعها أو يعتمدها أو يرفضها أو يحيلها إلى غيره.
الفرق تُدخل البيانات نفسها أكثر من مرة.
تُنسخ المعلومات يدوياً بين جداول البيانات ورسائل البريد والنماذج وأنظمة العمل.
المسؤولية غير واضحة.
لا يعرف الموظفون دائماً من يتولى الخطوة التالية، ما يسبب التأخير وتكرار المتابعة.
العمليات تعتمد على الأشخاص.
يعتمد سير العمل الحيوي على تذكّر الموظفين لما يجب فعله لاحقاً، بدلاً من أن تتحكم العملية نفسها بالخطوة التالية.
الأنظمة لا تتواصل مع بعضها.
تنقل الفرق المعلومات يدوياً بين التطبيقات لأن الأنظمة وسير العمل غير مترابطة.
رؤية الإدارة محدودة.
يصعب على الإدارة معرفة أين تتوقف الطلبات، وكم تستغرق العمليات، وأي المراحل تتحول باستمرار إلى نقاط اختناق.
الأتمتة ضمن أنظمتك الحالية
سير العمل يجب أن يربط الأدوات التي تستخدمها بالفعل
الأتمتة لا تعني بالضرورة استبدال تقنياتك الحالية. تستطيع Virtual Data IT تصميم سير العمل حول ما لديك من تطبيقات وقواعد بيانات وواجهات برمجة ونماذج وبوابات وأنظمة أعمال وبيئات سحابية، بما يساعد على انتقال المعلومات بين الأنظمة ويقلّل التدخل اليدوي غير الضروري. والهدف هو بناء عملية مترابطة يقع فيها الإجراء الصحيح فور تحقق الشرط الصحيح.
يُقدَّم الطلب.
تبدأ العملية من نموذج أو بوابة أو حدث داخل النظام، لا من رسالة عابرة يصعب تتبعها.
يصل الإشعار إلى الشخص المناسب.
تحدد قواعد التوجيه من يجب أن يتصرف، فلا ينتظر الطلب في المكان الخطأ.
تنطلق الموافقة.
تسير سلسلة الموافقات وفق قواعد وصلاحيات وحدود معتمدة مسبقاً.
يستلم الفريق المسؤول المهمة.
تُسنَد المهمة تلقائياً مع سياقها وموعدها والجهة المسؤولة عنها.
يُحدَّث النظام المعني.
تُحدَّث التطبيقات وقواعد البيانات والسجلات المرتبطة دون إعادة إدخال يدوي.
ترى الإدارة ما حدث.
تُسجَّل الحالة والتوقيت والمسؤولية أثناء سير العملية، لا بعد انتهائها.
عمل يدوي أقل
تحكم تشغيلي أكبر
الأتمتة يجب أن تحسّن العملية نفسها، لا أن تجعل عملية سيئة تسير بسرعة أكبر. لذلك نفهم أولاً كيف تعمل العملية وأين يكمن الاحتكاك الحقيقي فيها، ثم نحدد ما يجب حذفه أو تبسيطه أو أتمتته أو ربطه أو مراقبته أو إبقاؤه تحت إشراف بشري. والنتيجة يجب أن تكون ملموسة في العمليات اليومية:
مهام متكررة أقل
تعمل الخطوات الروتينية تلقائياً بدلاً من أن تستهلك وقت الفريق كل يوم.
موافقات أسرع
ينتقل الطلب إلى صاحب الصلاحية مباشرة بدل أن ينتظر في البريد.
مسؤولية أوضح
لكل مرحلة جهة مسؤولة محددة، فلا يبقى السؤال عن الخطوة التالية قائماً.
تناقل يدوي أقل للعمل
ينتقل العمل بين الأشخاص والأقسام والأنظمة دون أن يدفعه أحد يدوياً.
رؤية أوضح للعمليات
تظهر الحالة والتوقيت ونقاط الاختناق أثناء سير العملية لا بعد انتهائها.
تنفيذ أكثر اتساقاً
العملية هي التي تحدد التسلسل، فلا تختلف النتيجة باختلاف من ينفّذها.
عمليات أسهل في التوسّع
يمكن استيعاب مزيد من المستخدمين والطلبات والمعاملات دون زيادة الجهد اليدوي.
حوّل العمل المتكرر إلى سير عمل يتحرك من تلقاء نفسه
أخبرنا أي الموافقات أو الطلبات أو مراحل التمرير بين الفرق أو العمليات اليدوية تستهلك وقت فريقك، وسنساعدك على تحديد ما يجب أتمتته، وما يحتاج إلى ربط، وأين يمكن للأتمتة أن تُحدث أكبر أثر تشغيلي.
ناقش سير العمل لديكالأسئلة الشائعة